購買・設備管理業務 AI自動化プラットフォーム

9つのワークフローで業務を一気通貫で自動化
Powered by n8n + AI
9
自動化ワークフロー
5+
連携システム
90%
手作業削減（目標）
数万件
年間注文書（現状紙）

⚙ 全体システム構成

入力ソースメール/FAX/Garoon
→
AI-OCRデータ抽出
→
n8nワークフロー制御
→
LLM判定・整形・生成
→
人間チェック承認・判断
→
出力先SAP/DB2/Excel

🚀 ワークフロー一覧

カードをクリックすると詳細が表示されます

1

発注処理の自動化

見積受領からSAP入力、承認、注文書発行までを一貫自動化

SAPGaroonAI-OCR
関係部門: 社内全体
2

図面登録自動化

TIF図面をフォルダに入れるだけでDB2に画像・属性を自動登録

DB2AI-OCR
関係部門: 自組織
3

電子帳簿リスト管理自動化

見積書を自動保管し、Excel台帳に自動追記。電帳法対応

ExcelGaroonAI-OCR
関係部門: 自組織
4

設備変更依頼の自動登録

依頼受領からDB2・Excel・SynVizS2の3システムへ同時登録

DB2ExcelSynVizS2
関係部門: 自組織
5

稟議書 費用一覧作成自動化

大量の見積書PDFを一括読取し、費用一覧を自動生成・更新

AI-OCRExcel
関係部門: 自組織
6

設備試算の時短

蓄積された試算データからAIが該当項目を自動抜粋・提示

LLMExcel
関係部門: 自組織
7

設備予算申請とりまとめ時短

予算関連データを自動集約し、申請フォーマットに整形

GaroonExcel
関係部門: 自組織
8

打合せ後の自動議事録化

会議音声をAIで文字起こし、要約・アクションアイテム自動抽出

LLMZoomGaroon
関係部門: 自組織
9

ISO帳票自動作成

打合せ記録から開発計画管理表・設計審査表を自動生成

LLMExcelWord
関係部門: 自組織

WF1: 発注処理の自動化

❌ 現状（Before）

  • メール/FAXで届いた見積書を目視で確認
  • 見積書の内容を手入力でSAPに登録
  • 企業コードを毎回手動で選択（事業所・金額帯で異なる）
  • 紙にプリントアウトして回覧・捺印で承認
  • 注文書を紙で印刷し郵送（年間数万件）

✅ 導入後（After）

  • メール受信を自動監視、見積書を自動検出
  • AI-OCRが見積書PDFを読取→SAPに自動入力
  • ルールマスターDBで企業コードを自動選定
  • 電子承認ワークフローでオンライン承認
  • 注文書を電子発行（郵送コスト・時間を削減）

🔄 ワークフロー図

📩
メール/FAX受信見積書添付メールを自動検出
↓
🤖
AI-OCR データ抽出企業名・品名・金額・数量を自動読取
↓
🗃
ルールマスターDB参照企業コード・入力ルールを自動適用
↓
⚙
SAP API 自動入力購買データをAPI経由で登録
↓
👤
担当者が発注先選定複数社の見積を比較・判断（人間の判断ポイント）
↓
✅
電子承認フロー承認者に自動通知→承認/差戻し
↓
📄
注文書 自動発行最終承認後、電子注文書を自動発行

💡 ポイント

✓

SAP APIのバリデーションで文字数制限等を自動制御。エラー時はAIが修正して再入力

✓

同一企業でも事業所・金額帯で異なる企業コードをルールマスターDBで管理

✓

過去の発注履歴からAIがルールのたたきを自動生成→担当者がレビュー

✓

5回連続失敗時は処理を停止し、管理者にメール通知（安全設計）

✓

発注先の選定は必ず人間が判断（全自動にはしない）

WF2: 図面登録自動化

❌ 現状（Before）

  • 紙の図面をスキャンしてTIFファイルを作成
  • 派遣スタッフが図番・名称を目視で確認
  • DB2に手入力で画像と属性情報を登録

✅ 導入後（After）

  • TIFファイルをフォルダに入れるだけ
  • OCRが図番・名称等を自動読取
  • DB2にAPI経由で画像＋属性を自動登録

🔄 ワークフロー図

📄
TIF図面ファイル作成紙の図面をスキャン
↓
📁
所定フォルダに格納ドラッグ＆ドロップのみ
↓
👁
フォルダ監視 → 新規ファイル検出自動でトリガー発火
↓
🤖
AI-OCR 属性データ抽出図番・名称・その他属性を自動読取
↓
🗃
DB2 自動登録画像＋属性情報をAPI経由で登録
↓
🔔
登録完了通知担当者にメール/チャット通知

WF3: 電子帳簿リスト管理自動化

❌ 現状（Before）

  • メール/FAX/Garoonで見積書を受領
  • 担当者がガルーン経由で管理者に転送
  • 管理者が見積書を見ながら手打ちでリスト作成
  • 所定フォルダに手動で保管

✅ 導入後（After）

  • 見積書を自動検出・自動取得
  • AI-OCRで属性データを自動抽出
  • 所定フォルダに自動保管
  • Excel台帳に自動追記

🔄 ワークフロー図

📩
メール/FAX/Garoonメッセージ受信見積書添付を自動検出
↓
🤖
AI-OCR 属性データ抽出取引先名・日付・金額等を読取
↓
📁
所定フォルダに自動保管電子帳簿保存法に準拠した保管
↓
📊
Excel台帳に自動追記管理台帳に必要項目を自動記入

WF4: 設備変更依頼の自動登録

❌ 現状（Before）

  • Garoonワークフローで設備変更依頼を受領
  • DB2に手動で製番を登録
  • Excel台帳に手動で追記
  • SynVizS2に手動で業務を登録
  • 3つのシステムに同じ情報を繰り返し入力

✅ 導入後（After）

  • Garoonワークフロー受領をトリガーに自動実行
  • DB2・Excel・SynVizS2に同時自動登録
  • 入力ミス・漏れを防止
  • 3重入力作業を完全に解消

🔄 ワークフロー図

📋
Garoonワークフロー 設備変更依頼受領依頼データを自動取得
↓
🤖
依頼内容データ抽出製番・設備名・変更内容等を構造化
↓ ↓ ↓3システム同時登録
🗃
DB2製番登録
📊
Excel台帳自動追記
📅
SynVizS2業務登録

WF5: 稟議書 費用一覧作成自動化

❌ 現状（Before）

  • 大量の見積書PDFを一つずつ確認
  • Excelの費用一覧に手入力で転記
  • 新しい見積が届くたびに手動で更新

✅ 導入後（After）

  • 見積書PDFを一括読取
  • 費用項目を自動抽出→Excel自動生成
  • 新規見積の到着で自動更新

🔄 ワークフロー図

📩
見積書PDF受領（大量）メールから自動収集
↓
🤖
AI-OCR 一括読取品名・単価・数量・小計等を抽出
↓
⚙
費用データ構造化・集計カテゴリ分類・合計計算
↓
📊
Excel費用一覧 自動生成・更新稟議書用フォーマットで出力

WF6: 設備試算の時短

❌ 現状（Before）

  • 過去の試算データを個人の記憶や経験で検索
  • ベテランと新人で試算時間に大きな差
  • データが属人化して共有されていない

✅ 導入後（After）

  • 蓄積データをAIが検索可能なナレッジベースに変換
  • 新規試算時に該当項目をAIが自動提示
  • 誰でも同じ品質で試算可能

🔄 ワークフロー図

🗃
過去の試算データPDF・Excelの蓄積データを取り込み
↓
🤖
ナレッジベース構築データをベクトル化し検索可能に
↓
👤
担当者が試算条件を入力設備種別・仕様等を入力
↓
🔎
AI 該当項目を自動抜粋・提示類似案件の試算データを即座に表示

WF7: 設備予算申請とりまとめ時短

❌ 現状（Before）

  • Garoonスペース・Excel・PDFから手動で情報収集
  • 申請フォーマットに手入力で転記
  • 複数の資料を突き合わせて集計

✅ 導入後（After）

  • 各ソースから自動でデータ集約
  • 申請フォーマットに自動整形
  • 集計・サマリーも自動生成

🔄 ワークフロー図

📋
Garoonスペース関連情報
📊
Excel予算データ
📄
PDF見積書等
↓
🤖
AI データ集約・整形複数ソースの情報を統合
↓
📊
予算申請フォーマット自動出力集計・サマリー付き

WF8: 打合せ後の自動議事録化

❌ 現状（Before）

  • 会議中にメモを取りながら参加
  • 会議後に手動で議事録を作成
  • 作成した議事録をGaroon/Excelに手動で保存

✅ 導入後（After）

  • 会議に集中できる（メモ不要）
  • AIが自動で文字起こし・要約・議事録作成
  • Garoon/Excelに自動保存

🔄 ワークフロー図

🎤
Zoom会議の音声録音会議終了後、録音データを取得
↓
🤖
AI 文字起こし音声を高精度でテキスト変換
↓
📝
LLM 要約・議事録生成決定事項・アクションアイテム・要約を自動抽出
↓
📊
Excel/Garoonに自動保存所定フォーマットで議事録を保存

WF9: ISO帳票自動作成

❌ 現状（Before）

  • 打合せ記録を見ながらISO帳票を手作成
  • 開発計画管理表・設計審査表の作成に時間がかかる
  • 記入漏れや転記ミスのリスク

✅ 導入後（After）

  • 打合せ記録からLLMが必要情報を自動抽出
  • ISOフォーマットに沿った帳票を自動生成
  • 記入漏れを防止、品質を均一化

🔄 ワークフロー図

📝
社内打合せ記録議事録・メモ・会議録音テキスト
↓
🤖
LLM 必要情報抽出ISO帳票に必要な項目を自動分類・抽出
↓
⚙
ISOフォーマット整形開発計画管理表・設計審査表テンプレートに適用
↓
📄
Excel/Word 帳票出力完成した帳票を自動保存
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